【書いてはいけない文章】土地家屋調査士が文章で気をつけること

案内文、メール、ホームページの作成、SNS、チャットと文章を機会が増えたと思いませんか。
いきなり電話をしても嫌がられます。
面談も最小限にする必要があります。
なので、文章力がとっても重要になるわけです。
特に、隣接地の所有者が遠くに住んでいる場合には、文章と資料だけで相手を納得してもらうということもあります。

読んでもらえない文章、
イエスがもらえない文章、
仕事の依頼がもらえない文章
これは避けなければいけません。

今回は、絶対に避けなければならい文章例ワースト7を発表します。

どーも(^^)
土地家屋調査士、杉山です。
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それでは、
書いてはいけない文章ワースト７を発表します。

第7位です。
良いことばかり、並べた文章
メリットばかりを並べた文章というのは、
信ぴょう性にかけるんです。
良いことばかりをうさん臭いです。

あえてデメリットも伝える。
こんな感じです。
「測量の金額というのは、高いとよく言われます。
ただし、境界標を設置したり、境界を確認したことを書面に残すことで、
心の安心を得られます。」

金額が高いというデメリットを伝えることで、相手が行動に移しやすくなります。

それでは、
書いてはいけない文章
第６位です。
文末で同じ言い回しを繰り返す。
です。です。です。
ます。ます。ます。
文末で同じ言い回しを繰り返すと幼稚な印象になります。
同じ言い回しを繰り返すのは、３回までです。

それ以上は、繰り返さないようにします。

書いてはいけない文章
第５位です。
漢字が多すぎる文章。
法律の条文、契約書を読んで漢字が多くてワクワクする人はいるでしょうか。
漢字が多い文章を読むと興奮する。
そんな人は間違いなく変態です。

漢字とひらがなのバランスを考えて文章を作ります。
簡単とか、無駄とか、何時とか
ひらがなで、かんたん、むだ、いつのほうが良いです。
漢字が多すぎても、ひらがなが多すぎても読みづらくなります。
漢字が多すぎると固くなるし、ひらがなが多すぎると幼稚な感じがします。
場合によっては、カタカナも加えてバランスを整えます。

バランスを考えて読みやすい文章を作りましょう。

書いてはいけない文章
第４位です。
あいまいな語尾。
語尾はいい切ってください。
できれば必ず〇〇です。
と必ずとか絶対に、間違いなくをつけると強い文章になります。

〇〇かもしれません。
〇〇だと思います。
そんな言葉は誰も読みたくはありません。
何も言ってないのと同じです。
逃げを打ちたい気持ちはわかります。
でも逃げを打つのがクセになっている人もいます。
逃げ打つ人は弱いんです。

「このケースであれば、地目変更登記ができると思われます。」
これでは何か頼りなくて仕事を依頼したいとは思いません。

「このケースであれば、必ず地目変更登記ができます！」と言い切ってください。

あいまいにしか言えないのであれば、
徹底的に、調べる。調べる。調べる。

そして言い切る。

 

 

書いてはいけない文章
第３位です。
それは、隙間なくビッチリと埋め尽くされた文章です。
スマホで、LINEやFacebook、メールを開いたら
まるで壁が、そびえ立つようにビッチリとスキマなく埋め尽くされた文字。
スキマのない文字の羅列、これは見ただけで読む気が失せます。

文章を書くときには、空間を意識します。
適度に改行を入れます。
相手が何で見るのか、スマホか、パソコンか、紙の文章かを想像して文章を書きます。

文法的には間違いですが、最近では文章の途中でも
改行をするようにします。
横に長～い文章は読みづらいです。

あとは、話のおちを最後に持ってくるときには、オチの部分が先に視界に入らないように改行を繰り返して隠すんですよ。

相手が読む気がなくなるスキマのない文字の羅列は避けましょう。

 

書いてはいけない文章
第２位です。
最後まで読まないと結論がわからない文章
読んでも、読んでも、読んでもこの文章は何が言いたいのかわからない。
本当にイライラします。
というか、自分にとって重要な情報でなければ最後まで読むことはありません。
伝えたい結論は、最初の３行以内で書いてください。
最初に結論を書いてしまったら最後まで読んでもらえないじゃないか。
そう思うでしょう。
それでいいんです。
最初に結論を読んで、それが読み手に刺されば最後まで読んでもらえます。
仮に最初に書いた結論だけ読んで、それで満足という人はそれでいいんです。
大事なことは、最初の３行くらいは読んでもらえる確率が高い。
その３行の中に、自分が何を言いたいのかを入れてしまうということです。

文章の順序としては、PREP法という手法です。
まず、結論を書く。
つぎに、理由を書く。
そして、具体例を書く。
最後に、もう一度結論です。

このPREP法が最強です。
（結論）境界線の確認のお願いで連絡させていただきました。
（理由）〇〇様の隣の土地が売却することになり、私どもで測量をしております。
土地の売却にあたり、境界線を明確にする必要があります。
（具体例）近隣の皆さまに境界線の確認をしていただき、
確認後には境界標の設置を行います。
（結論）つぎの日時で〇〇様のご都合がよろしければ、境界の確認をお願いします。

といった感じです。

まずは、結論を先に書く。
これを徹底することです。

書いてはいけない文章
第１位です。
一つの文章が異常に長い。
接続詞でつないだ長い文章は読む気がなくなります。
一文はスパッと短く切ってください。

一文は、５０文字以内にする。
一文に、２つ以上のメッセージを入れない。
一文で、伝えたいコアの部分に特に単文にする。

一文を短くすると言っても、全部の文章を短くするとそれはそれで幼稚な印象を与えます。

お世話になります。
隣の土地を測量をしています。
測量のご挨拶です。
測量するにあたり、土地の立ち入ることがあります。
ご協力お願いします。

あまりに、短くパンパン切っていくと変なんです。
長い文章と短い文章を組み合わせて、本当に伝えたい部分を短くする。

お世話になります。
隣の測量をしています。
〇〇様の隣の土地を売却することになり、境界を明確にするために私どもで測量をすることになりました。
測量のご挨拶に伺いました。
測量するにあたり、みな様のご迷惑にならないように作業をしたいと思っておりますが、
場合によっては、〇〇様の敷地に入らせていただくこともございます。
ご協力をお願いします。

こんな感じで、全文を短くしたり、長くしたりということではなくて、
短い文章と長い文章を組み合わせる。
そして短文のほうが印象に残りやすい。
伝えたい部分は短文、それ以外は長めの文章にして構成する。
という意識をしています。

それでは振り返ります。

第７位
良いことばかりを並べた文章
デメリットも伝えることで行動に移しやすくなります。

第６位
文末で同じ言い回しを繰り返す。
です。です。です。
など３回以上は連続しないようにします。

第５位です。
漢字が多すぎる文章。
漢字、ひらがな、カタカナのバランスが大切です。

第４位です。
あいまいな語尾。
〇〇かもしれません。ではなく、必ず〇〇です。
語尾はいい切ってください。

第３位です。
それは、隙間なくビッチリと埋め尽くされた文章です。
見ただけで読む気がなくなります。
空間をうまく使いましょう。

第２位です。
最後まで読まないと結論がわからない文章
結論は、最初の３行以内に書いてください。

第１位です。
一つの文章が異常に長い。
伝わりにくいです。

今回も、ご覧いただきありがとうございます(^-^)/
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